Trong hai ngày 13 – 14/6/2025, Trường Quốc tế – Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) tổ chức chương trình đào tạo phát triển năng lực dành cho cán bộ, giảng viên. Chủ đề của chương trình đào tạo, “Kỹ năng hoạch định và kiểm soát công việc hiệu quả”, giúp hiểu rõ công tác hoạch định, lập kế hoạch và kiểm soát công việc hiệu quả.
Diễn giả của chương trình học là ThS Tạ Thị Phước Thạnh. ThS Tạ Thị Phước Thạnh có 34 năm kinh nghiệm làm việc và giữ những vị trí quản lý quan trọng trong lĩnh vực sản xuất, nhân sự và kinh doanh. Diễn giả là người tổ chức đào tạo thành công với hơn 1.000 chương trình về Quản lý, kinh doanh và các kỹ năng mềm; tư vấn cho các đơn vị trong lĩnh vực dịch vụ và sản xuất.
Diễn giả là ThS Tạ Thị Phước Thạnh – chuyên gia có hơn 30 năm kinh nghiệm trong quản trị và đào tạo doanh nghiệp.
Trong phần đầu của chương trình đào tạo, ThS Tạ Thị Phước Thạnh khẳng định việc lập kế hoạch mang lại nhiều lợi ích to lớn. Việc lập kế hoạch không chỉ giúp cá nhân chủ động trước những thay đổi mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi có kế hoạch rõ ràng, người thực hiện sẽ quản lý thời gian hiệu quả hơn, dễ dàng tổ chức, kiểm tra và giám sát tiến độ công việc. Đồng thời, lập kế hoạch còn giúp hiểu rõ hơn về mục tiêu và lý do của các hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và lãng phí nguồn lực. Đặc biệt, trong môi trường làm việc tập thể, việc lập kế hoạch tốt còn góp phần tăng cường hiệu quả giao tiếp nội bộ, giúp phối hợp nhịp nhàng và đạt được kết quả chung một cách bền vững.
Một kế hoạch công việc hiệu quả cần được xây dựng theo trình tự rõ ràng và hợp lý. Trước tiên, người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu cụ thể của công việc – đây là nền tảng để triển khai các bước tiếp theo. Sau đó, việc liệt kê toàn bộ các nhiệm vụ cần thực hiện theo mốc thời gian ngày, tuần, tháng hoặc năm sẽ giúp hình dung tổng thể khối lượng công việc. Các đầu việc cần được phân loại chi tiết theo ma trận thời gian và mức độ ưu tiên, từ đó sắp xếp thứ tự thực hiện một cách khoa học. Đồng thời, việc xác định thời gian dự kiến hoàn thành cho từng nhiệm vụ sẽ hỗ trợ quản lý tiến độ và giảm thiểu áp lực khi đến hạn. Khi kế hoạch đã hoàn thiện, điều quan trọng là giữ sự tập trung trong quá trình triển khai, đồng thời duy trì tính linh hoạt để thích ứng với các thay đổi thực tế. Cuối cùng, việc kiểm tra và rà soát kế hoạch định kỳ sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề, điều chỉnh kịp thời và đảm bảo mục tiêu công việc được hoàn thành hiệu quả.
Chương trình đào tạo thu hút sự quan tâm của các cán bộ, giảng viên Nhà trường.
Theo diễn giả, để thực hiện công việc hiệu quả, mỗi người cần biết phương pháp thiết lập mục tiêu, hoạch định, tổ chức và kiểm soát công việc. Thiết lập mục tiêu công việc là quá trình xây dựng các hoạt động cho bản thân, cho nhân viên hay một nhóm nhân viên nhằm đạt được mục tiêu chungcủa doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng đối với nhà quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình và duy trì hiệu suất làm việc cho các thành viên. ThS Tạ Thị Phước Thạnh đưa ra công cụ lập kế hoạch – 5W1H2C5M.
5W1H gồm: What (Công việc gì?), Why (Tại sao phải làm?), When (Thời gian thực hiện?), Where (Làm ở đâu?), Who (Ai chịu trách nhiệm?) và How (Làm như thế nào?). Việc trả lời đầy đủ các câu hỏi này giúp xác định rõ mục tiêu, phạm vi, trách nhiệm và cách thức thực hiện kế hoạch một cách cụ thể.
Tiếp theo, 2C đại diện cho Check (Kiểm tra tiến độ, giám sát thực hiện) và Control (Điều chỉnh, kiểm soát khi có thay đổi). Đây là hai yếu tố đảm bảo kế hoạch không chỉ được thực hiện đúng hướng mà còn có khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huống phát sinh.
Cuối cùng, 5M là viết tắt của Man (Nhân lực), Money (Ngân sách), Material (Vật tư), Machine (Thiết bị) và Method (Phương pháp). Nhóm yếu tố này giúp người lập kế hoạch rà soát kỹ lưỡng các nguồn lực cần thiết, từ đó có sự chuẩn bị chu đáo và phân bổ hợp lý.
Học viên tích cực tham gia và các hoạt động của lớp học.
Sự kết hợp của 5W1H2C5M không chỉ nâng cao chất lượng lập kế hoạch mà còn tạo điều kiện để công việc được triển khai một cách chủ động, có kiểm soát và đạt hiệu quả tối ưu. Đây là công cụ đặc biệt phù hợp trong các dự án lớn, công việc nhóm hoặc các chiến dịch đòi hỏi sự phối hợp liên phòng ban.
Diễn giả đề xuất mỗi người áp dụng quy tắc 80/20 để tối ưu hóa thời gian làm việc. Theo đó, 80% khối lượng công việc có thể được giải quyết chỉ trong 20% quỹ thời gian nếu người thực hiện biết tập trung đúng cách. Đây là giai đoạn làm việc năng suất cao, khi sự tập trung, quyết đoán và hiệu quả đạt mức tối ưu. Ngược lại, 20% khối lượng công việc còn lại – thường là những phần phức tạp, đòi hỏi sự chi tiết, kiểm tra hoặc phối hợp nhiều bên – lại chiếm tới 80% thời gian còn lại. Những đầu việc này thường khiến tiến độ bị kéo dài nếu không được lên kế hoạch kỹ lưỡng hoặc có giải pháp hỗ trợ phù hợp.
Việc nhận thức rõ nguyên lý này giúp người làm việc biết cách ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, có giá trị cao, đồng thời chủ động phân bổ thời gian hợp lý cho phần việc dễ gây “ngốn thời gian” về sau. Đây chính là chìa khóa để nâng cao hiệu suất cá nhân, giảm áp lực và quản lý công việc một cách thông minh trong môi trường hiện đại.
Các học viên chăm chú thực hiện nhiệm vụ giảng viên giao.
Đặc biệt, diễn giả khẳng định việc kiểm soát công việc cá nhân đóng vai trò quan trọng trong quản lý thời gian và duy trì hiệu suất bền vững. Để làm được điều này, mỗi người cần thường xuyên kiểm tra lịch làm việc và đánh giá kết quả công việc sau từng mốc thời gian định kỳ. Khi có những thay đổi bất ngờ, lịch làm việc cần được điều chỉnh linh hoạt để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ chung. Đồng thời, những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện cần được giải quyết kịp thời nhằm tránh dồn việc và gây áp lực không cần thiết. Người làm việc hiệu quả cũng thường xuyên xem xét lại thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, loại bỏ những việc đã hoàn thành và cập nhật các đầu việc chưa làm vào lịch làm việc kỳ tiếp theo. Đặc biệt, một yếu tố không thể bỏ qua là việc nhận diện và loại bỏ các “kẻ trộm thời gian” – những hoạt động tưởng chừng vô hại nhưng lại làm gián đoạn hoặc tiêu tốn thời gian quý báu một cách không hiệu quả. Kiểm soát tốt công việc cá nhân chính là nền tảng để làm việc thông minh, chủ động và có trách nhiệm hơn mỗi ngày.
Giảng viên chụp ảnh lưu niệm cùng các học viên của Trường Quốc tế.
Trong bối cảnh công việc ngày càng đa dạng và yêu cầu xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ, việc quản lý thời gian hiệu quả đóng vai trò then chốt để nâng cao hiệu suất cá nhân và tổ chức. Theo diễn giả, một trong những công cụ hữu ích được áp dụng rộng rãi hiện nay là Ma trận quản lý thời gian Eisenhower – phương pháp giúp phân loại công việc dựa trên hai tiêu chí: mức độ quan trọng và tính khẩn cấp. Việc áp dụng ma trận này không chỉ giúp cá nhân xác định đúng việc cần làm trước, mà còn giảm thiểu thời gian lãng phí vào những hoạt động kém hiệu quả. Đồng thời, công cụ này khuyến khích người dùng đầu tư thời gian nhiều hơn cho các nhiệm vụ mang tính chiến lược, lâu dài thay vì bị cuốn vào những việc khẩn cấp nhưng không thật sự quan trọng.
Chương trình đào tạo “Kỹ năng hoạch định và kiểm soát công việc hiệu quả” thực sự mang lại nhiều giá trị tích cực, không chỉ giúp cán bộ, giảng viên phát triển toàn diện năng lực, nâng cao hiệu suất làm việc. Trong năm 2025, Nhà trường sẽ tổ chức 05 chuỗi chương trình đào tạo hữu ích dành cho cán bộ, giảng viên.
